第四章商品采購管理制度
公司采購作業實施細則
一、目的
為使采購作業有章可循，以最好的效益向各部門提供材料、物品，特制訂本細則。
二、要求
!" 采購對象：采購前對廠方商品質量、性能、供應商報價水平、交貨期限、售后服務等
作出評價，以供選擇時參考。
#" 價格質量：以合理價格購取較高品質的商品。
$" 時限：配合營業部門需要日及需要量，聯絡廠方即時供應。
三、方式
采購部門應視商品銷售狀況、銷量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性
等因素，選擇最有利的采購作業方式辦理采購作業。
!" 定期契約采購：銷售穩定且市價穩定的商品，可選用本方式辦理。
#" 特約廠商采購：對某些單項商品，由采購部門擇定特約廠商洽購。
$" 一般采購：不適用于前述采購方式者可按本方式采購，程序如下：
采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，了解交易條件后訂購。
四、期限
!" 采購部門應按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當
采購時機，采購部門應召集有關部門按商品特性、采購地區及市場供需狀況等擬訂各項商
品采購作業處理期限，呈總經理核準后公布實施。原則上應以供貨合約內記明的交貨期
限為準，加計請購呈批及驗收所需時間。
#" 原訂采購作業處理期限變更時，采購部門應專函報告具體原因，呈總經理核準后，
通知各有關單位，以利于存量管制及適時提出請購。
五、權限
!" 特約廠家采購項目由總經理核批，涉及資金超過% % 元者呈經理及總經理核批。
!" 定期契約采購和一般采購由總經理核批。
六、供應廠商
#" 各項商品的供應商至少應有$ 家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背
景及交易資料應記載于“供應廠商資料卡”（見附表#）存檔備用。對于未達本公司標準的
商品，采購部門應開發新供應商，或報送主管部門擬訂開發計劃。
!" 新供應商的開發，由生產管理部門會同采購人員實地考察生產設備、工藝流程、生
產能力、產品質量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發，
則由采購人員填制）呈總經理核準后，列為備選廠商。
$" 對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業的供應商應予撤銷設定。屆時由采
購部門以簽呈方式說明原因，送管理部門復查，并呈總經理核準后，通知對方。
七、詢價
#" 采購部門收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉采購經辦人員
辦理詢價作業。
!" 各采購經辦人員收到“請購單”或“外購單”，應先判斷請購商品品名、規格、需求日
期、數量等是否填寫明確，有無供應廠商報價。對于資料填寫不全或規格欠詳者，注明“填
單異常，說明欠詳”等字樣后退請購部門修訂。
$" 詢價程序如下：
（#）由采購經辦人員參考過去采購記錄或供應廠商資料擬定至少三家詢價對象（特殊
原因如獨家制造、獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經主管核準者除外），并填記于
“請購單”。
（!）對于加工契約采購項目，采購部門應要求廠商填具“成本分析表”（見附表!）連同
報價單一并送來，以為議價參考。
（$）采購經辦人員詢價時，應將詢價截止日期填注于“請購單”內以通知供應廠商。
（%）采購經辦人員于通知廠商報價后，應即跟催進度。
%" 詢價完成后，采購助理人員應將詢價、報價的全部資料整理報送采購經辦人員，據
以議價。
&" 若報價商品規格較復雜或與請購規格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制
“采購事務征詢單”（見附表$），連同有關報價資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送
交采購經辦人員按請購部門意見處理，必要時重新詢價。
八、議價
#" 采購經辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報價資料時，應結合會簽結果、各
廠商報價，查閱前購記錄及供應商資料卡、市場行情，經成本分析后，擬訂議價對象、議價
策略及擬購底價（并報告有關主管），憑以進行議價作業。
!" 議價：
（#）議價時除注意質量、價格外，還應注意交期有無保證，能否向廠商爭取分期付款
等。
（!）議價可采用面談、通信等多種形式進行。議價完成后，由采購經辦人員擬定合作
對象，呈請有關領導核批。
九、訂購
#" 由采購經辦人員于“請購單”上填記訂購日及約交日，再交由采購助理人員填制采
購聯絡函，寄送廠商。將“請購單”第二聯送倉庫待收貨。
!" 預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經辦人員應先與廠商
訂立買賣合約書。合約書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應廠商；副本若干，分存請
購部門、收貨部門、會計部門及供應廠商。
以外銷價購買，而廠商要求訂約時，合約書除按前項分存各有關部門外，副本另需分
送退稅部門兩份，以提示退稅部門提供出口證明文件。
十、特殊情況的處理
#" 請購項目的撤銷：各采購經辦人員收到原請購部門送來“撤銷請購單”后按下列方
式辦理。
（#）若原請購項目尚未辦理，由采購經辦人員在原請購單據上加蓋“撤銷”章，再交由
采購助理人員將原請購單與“撤銷請購單”第二聯退原請購部門，第一聯自存，按一般請購
單據存檔方式處理。
（!）若原請購項目已向廠商訂購，由采購經辦人員與供應廠商接洽撤銷訂購，經供應
廠商同意撤銷后，向供應廠商取回采購聯絡函，依第# 項方式辦理。若供應廠商堅持不能
撤銷，采購經辦人員應于撤銷請購單上注明原因，呈總經理核簽后，由采購助理人員將撤
銷請購單寄回原請購部門。
!" 緊急請購：采購經辦人員接到緊急請購通知，應即查明請購商品名稱、規格、數量、
請購單號及交貨地點等資料，并即以電話詢議價格，待收到正式請購單時，補入詢議價結
果，按急件方式處理。
$" 交貨質量異常：各采購經辦人員收到收貨部門驗收不合格的“商品檢驗報告表”
時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結果記錄于“商品檢驗報告
表”的“采購處理結果”欄內，并呈總經理核簽后，送回倉庫。
（#）對于需退料、換料或補交者，采購經辦人員應于“商品檢驗報告表”的“采購處理結
果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。
（!）因質量不合格而退貨換貨，可按逾期交貨處理。而逾期日數應從采購經辦人員通
知廠商換貨之次日起計算。
（!）采購經辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與廠商交涉結果記入采購處理
結果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。
（"）交期延誤罰扣處理：采購助理人員收到交貨延誤（本地廠商延交! 日、外埠廠商延
交# 日以內可不按延誤論）或統一發票逾$ 天未送資料科擬整理付款事務時，應按下列方
式處理：
!計算逾期罰扣金額（定期契約采購按每天#%計扣，定有買賣合約者按合約所訂比
例計扣，其余按每天!%計扣），并通知廠商罰扣原因與金額，使之立即補送發票，憑以整
理付款。
"在廠方同意扣款或補足發票時，由采購助理人員于收貨單及發票上填記實付金額
或發票號碼，呈總經理核簽后，連同原“請購單”第二聯、收貨單、商品檢驗報告表等資料，
送會計部門整理付款。
#如廠方不同意按第& 項方式扣款，采購經辦人員應繼續與廠商交涉并呈董事長核
決后按第’ 項方式處理。
"( 屬買賣慣例或配合最小包裝量需超支交者，采購經辦人員應于“請購單”采購記錄
欄內注明，以作為倉庫收貨依據。
#( 以暫借款采購，采購經辦人員應在“請購單”采購記錄欄內加蓋“采購部門整理付
款章”，以免會計部門重復付款。
十一、采購作業進度控制
&( 采購經辦人員對于每一采購項目均應根據需要確定作業進度管制點，預定作業進
度。
’( 預定作業進度應能配合請購項目緩急，且各作業進度須在預定日期前完成。
!( 對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經辦人員會同請購部門研究處理對
策。
十二、價格變動之處理
&( 外銷商品進貨價格變動時，采購部門應立即通知外銷部門重新審理商品報價水
平，避免不當損失。
’( 采購部門應于奇數月# 日前，核算各種商品價格變動情形，填具“主要商品價格波
動月報表”（見附表"）呈總經理核批處理。
十三、本采購作業施行細則呈總經理核準后實施，修訂時亦同
附表!：
供應廠商資料卡
（正面）
廠商名地址郵編
類別歸屬
營業執照
號碼
電話
注冊資金
對外
聯絡人
負責
產品
年營業額
職工人數
法人代表
重要關系企業
名稱法人代表資本額經營項目
產品名稱商場年生產能力質量等級市場占有率銷售區域經營狀況評估
制表： 制表時間：
（背面）
主要制造設備狀況主要檢測設備狀況主要原材料
名稱規格生產廠數量運轉狀況名稱規格生產廠性能名稱規格質量等級來源
交易異常記錄
時間
事由
結果
附表!：
成本分析表
征詢廠家
被征詢廠家
品名規格
商標
單位
報價年成交額
原材料成本
品名規格質量等級單位單價單位產量消耗量單位產量的單項成本
人力成本單位產量
"
每小時產量
"
每小時每人工資
"
用人數
#
單位產量的人力成本
其他成本
電費$ 月設備折舊$ 月
水費$ 月設備保養$ 月
熱力$ 月事務開支$ 月
總計
月產量事務開支$ 月
運費包裝稅款總成本利潤率（%）
主管： 生產會計（填表）：
年月日
附表!：
采購事務征詢單
請購單編號品名規格數量
征詢事項請購部門簽復
!請詳細填注規格要求等
!廠商名稱、住址、電話等欠詳
!暫無貨，請提供代用品名、規格
!廠商于月日始能交貨
!現貨質量稍差可否照購
說明事項
采購部門經辦： 請購部門經辦：
附表!：
主要商品價格波動月報表
年月日
序號
商品
名稱
編號規格單位供應商
近期價格記錄
（元" 月•日）
變動差異
單價#
每月影響
成本額
平均月
用量
說明
處理
對策
主管
批示
董事長總經理主管經辦
公司供應事務處理制度
一、供應事務的方針
!" 供應部門必須經常從經濟與使用效果兩個方面出發，選擇最合適的商品。
#" 必須認真制訂并審查采購計劃，努力掌握采購技巧與技術；并且，能經常站在公司
的全局立場上，冷靜思考與判斷，謀求最有利的采購機會。
$" 與供應商搞好關系，努力提高自身的談判地位，以最小的代價與最佳的采購條件，
達成每一筆交易。
%& 避免供應業務給整個公司整體事務運作帶來不利影響，有效地安排好商品的采購
與供應工作。
’" 加強成本意識，在不影響各部門事務工作正常開展的前提下，嚴格控制商品的庫
存量；杜絕一切浪費與不當消耗；保管好商品，使供應工作及時、準確。
二、供應事務的機構
!" 供應事務分別由訂購、驗收入庫與保管出庫三個組承擔。不同事務不得由同一個
人兼管。
#" 為了使供應工作專業化，使供應人員具有較高的商品知識、市場交易知識以及與
供應商打交道的技能，可以按商品品種，如印刷制品、日用品、雜品與電器等等，來劃分各
供應人員的職務工作。
$" 主管科長乃至主管部長，有責任貫徹供應事務的方針，使供應機構的工作能緊緊
圍繞方針展開。
%" 為了經常地把握市場中合適且優良的商品，應從各部科選拔合適的人選，組成“商
品研究委員會”。
’" 定期或不定期召開“懇談會”，邀請相關行業的關系戶，共同探討有效的供應問題，
收集有關商品的信息，把握購買市場的方向。
(" 定期與商品生產制造企業以及相關的協作企業進行聯絡，把握動向。
三、供應設置
!" 訂購、驗收與保管三個組必須分開設置，但又不能完全隔裂開來；分組設置以及有
關布局要便于三個組彼此聯絡。
#" 訂購組的事務室，要布置在便于外來聯系業務者進出的位置。有關接待業務盡可
能規范化與程序化；包括應答、交涉與接洽的語言都盡可能規范化。
$" 商品接受與檢驗或清點，盡可能設置在寬廣的場所，并配置適當的設備，以便進行
充分的檢驗與核對。驗收環節不充分，后患無窮，或質量不合格，或數量不足等等，都成為
本企業的損失。
!" 保管場所一定要有遮掩與隔離，領用者或其他部門人員，不得或不能隨便進入物
品保管場所與倉庫。
四、購買計劃
#" 商品的采購，原則上有計劃、按批量統一進行。任何零星、分散的、無計劃的采購，
都會加大采購成本，并且不能確保獲得最合適的物品。
$" 訂購組應該經常地對主要供應商與生產企業，以及市場狀況進行調查研究，并把
各種調研結果記錄下來，匯編成冊，并且，由一線人員每天記錄商品市場的價格變動情況，
以及商品目錄變動情況。使本公司的訂購與交易談判工作更富有計劃性。
%" 平時注意各種有利的交易條件，包括交貨期、規格、支付條件、商品退換、折扣、送
貨與交貨條件、交易方式，以及有關訂購與接貨事務等等。
!" 如果分事業單位所在地的物品價格便宜，或者在當地采購合算，不必按總公司的
采購計劃進行，允許按下列程序進行當地采購。
（#）填寫“當地采購申請傳票”（一式三份），其中兩份交總公司供應科。在申請傳票中
如實寫清當地的價格。
（$）供應科據此進行測算，包括考慮批量采購折扣、運輸費與采購或訂購費等等，作出
決策，在申請傳票上作出批示，返回分事業單位，指示其按供應科的決定行事。
（%）返回店的“申請傳票”，作為日后向總公司財務科結算的憑證。
五、用品規格及采購基準
#" 編制標準的商品目錄及其分類，對主要商品作出規定，以作為制訂供應計劃與供
應事務的基準。
標準目錄盡可能具體、明確，例如賬票，寫明（#）名稱，（$）格式，（%）紙張質地，（!）大小
尺寸，（&）裝訂，（’）每冊（本）頁數，（(）單價，（)）色彩等等。
$" 確定采購或訂購規格與樣品，在采購或訂購時參照選購，或者提供給供應商，按規
格與樣品供貨，并作為接貨與驗貨的基準。%" 對特別重要的商品，必須從銷售的角度審
視，確定采購商品的規格及采購基準。
!" 制訂有關商品采購與供應，以及改良商品的提案制度，改善商品供應事務。
六、供應事務的運行
#" 供應事務的主管，應該經常檢查部下在執行訂購方針、計劃以及處理事務過程中
的情況，發現問題，及時予以糾正。
$" 任何一項訂購或采購，都必須經兩人以上進行合議與商定后進行，以便使兩個人
的知識與見解相互補充，并且防止在選擇供應商方面出現偏頗與舞弊行為。
!" 采購人員必須公正自律，從企業的利益出發，采購合適與價格合理的商品。
#" 在采購上既要注意“貨比三家”，利用競爭競價，謀求低成本購買上的好處；又要善
于利用集中訂購，以及長期訂購的手段，提高交易地位，謀求有利的采購條件。
$" 有組織地對供應商進行調查與選擇，把握供應商的供貨信譽、資信以及商品質量。
%" 在選擇新供貨伙伴時，必須進行實地調查，按事先設計的調查用表進行填寫，交給
供應科長裁決。對一些重要的供貨廠商，在確定供貨關系前，雙方的主管至少見面會談一
次。
&" 原則上必須以訂購單的方式進行訂購。訂購單一式三份，一份用于訂購，一份用
于進貨驗收，一份上報主管備案。
’" 供應科應該不斷地改進工作，促進供應業務合理化。
（(）設立訂購臺賬，并依靠臺賬，對整個供應過程，包括申請、預算、訂購、收發領用等
過程，進行系統管理。
（)）編制訂購日報，按日向主管、財務部門和保安部門作出報告。
（!）編制若干種標準的契約書格式，以提高供貨或采購契約締結的效率，避免簽約時
的失誤。
（#）對樣品按各種規格、型號與形狀，進行分類整理，便于采購計劃的制訂、預算的編
制，以及訂購與驗收。
（$）訂購預算，以及與供應商有關的各種通報，必須盡可能轉告相關部門。
（%）運用訂購管理板，對訂購事務進行管理，另外，運用訂購管理卡，對訂購與接貨責
任人員進行管理。
（&）對采購價格情況進行統計分析，按類別編制報表，以示明供貨廠商的價格情況，以
及各供應商對訂購成本降低的意義。
七、商品的保管
(" 對保管商品的倉庫設施，包括貨架、貨柜進行更新改造，提高商品存放領取的效
率，提高倉庫面積利用效率。并且對各種商品進行合理分類，便于取存與有規則地碼放。
)" 保管商品的分類，原則上按下列標準進行。
（(）文化用品。
（)）日用品。
（!）食品。
（#）電器。
!" 倉庫中貨架、貨柜等，都得掛上現有商品領取登記卡，對收發領取量進行登記，并
核算其余量，以防止丟失與被盜。
#" 在物品倉庫的事務室中，設置管理板，展示各商品申請需要量、庫存量及需要訂購
量。
!" 保管商品組，必須經常清理倉庫各貨架與貨柜，及時清理死貨、無用商品及廢品，
移入統一存放這類商品的指定地點或場所。
#" 保管商品組必須制作倉庫商品放置平面圖，并在貨架貨柜上貼上分類與編號標
簽；分類與編號可以用不同顏色標出，或依商品類別用不同色彩表示。
$" 按所保管商品品種統計并編制“收發領取月報”，送報訂購組，以及主管科長。在
收發領取月報中，對各店實際領用數量進行統計；在庫存余量邊上，注明各店已經提出的
申請訂購量。
采購作業進度控制辦法
一、為準確控制庫存量，確實掌握采購時間，特制訂本辦法
二、采購作業期限設定方法
%" 將從國內外采購商品的作業程序列出。
&" 分別設定采購作業期限。
’" 將采購地區劃分為亞洲地區、歐美地區及國內地區。
(" 據此逐項為每一采購作業程序設定所需時間。
三、采購作業進度控制方法（設定采購進度管制點）
%" 內購分為：詢價、訂購、交貨’ 個管制點。
&" 外購分為：詢價、訂購、開發、裝船、到港! 個管制點。
四、實施程序
%" 收到請購單后，將請購部門限定的進貨日期和采購經辦人員預定詢價完成日期填
入“采購進度管制表”。
&" 每一階段完成后，將實際完成日填入“采購進度控制表”（見附表%），并填入下一階
段預定進度。（可以括號區分實際進度）。
’" 每周六列下周應完成的采購業務的預定進度，以供預先掌握進度。
(" 逾期未完成的請購作業，由采購人員填具“采購交貨延遲檢討表”（見附表&），并提
出補救辦法，送請購部門表示意見，以便及時采取相應措施。
五、本采購進度控制施行細則，呈總經理核準后實施，修訂時亦同。
填表說明
%" 目的：
提示采購人員每周內應完成的進度，以保證采購控制有條不紊。
!" 使用方法：
（#）本表每周填寫一次。
（!）每一請購項目僅列一項作業階段的預定日期。如該階段的實際日期已填入，則填
寫下一階段的預定進度。
附表#：
采購進度控制表
年月日
序號
請購部門商品編號品名規格單位數量
需要日
詢價日
訂購日
開發日
裝船日
到港日
交貨日
備注
附表!：
采購交貨延遲檢討表
年月日
序號請購部門采購經辦
品名
事由延遲天數
出產廠未交量
說明
（含保證事項）
請購部門
意見
最終完成情況
本表用于對延遲的采購項目進行催辦，了解原因及預期進度。
公司庫存量控制辦法
一、存量基準設定辦法
"# 月銷量預估額的設定與修訂
!用量穩定的商品由營業部管理人員依據上年月平均銷量設定。其中可參考今年銷
售目標和銷售計劃。逢銷售計劃發生重大變化時，應據之做出相應修正。
"季節性特殊性商品由管理人員于每季度首日的一周前按上一季度及去年同期各月
份之銷量，并參考市場情況，預估本季各月份預計銷售量，再據之推算該種商品的月銷量。
!$ 進購臨界點的設定
!進購臨界點———采購作業期間的需求量與安全存量之和。
"采購作業期間的需求量———采購作業期限（見附表"）與預估月銷量之積。
#安全存量———采購作業期間的需求量乘以差異管制率（!%&）再加上裝運延誤期間
的用量。
!" 采購作業期限
由采購人員按采購作業各階段所需時間設定，其作業流程與作業天數應報經主管核
準，以此作為請購需求日和采購數量的參考。
#" 請購量的設定
!相關因素：采購作業期間的長短、最小包裝量、最小交運量及倉儲容量。
"數量設定：凡從歐美地區外購，每次請購三個月貨量；從亞洲地區外購為兩個月貨
量；內購商品則每次請購!$ 天貨量。
%" 庫存量基準的確認
管理人員將上述結果填入“庫存量基準設定表”（見附表&），呈總經理核準后，送保管
部門存。
二、請購辦法
請購單提出后先交由保管部門，查詢在途量、庫存量及安全存量，并分別填入，經審核
無誤后送采購部門。
三、銷售反應及處理
管理人員于每月% 日前針對前月開具“銷售情況調查反應表”，查明差異原因及處理
措施，決定是否修正“預估購貨量”。如需修訂，應于反應表“擬修訂月購量”欄內修訂，并
經總經理核準后，送保管單位修改庫存量基準。
四、庫存查詢及采取措施
’" 保管人員接獲核準修訂月購量的“銷售情況調查反應表”（見附表!）后，應即查詢
“庫存管制表”、查詢該商品在途量及進度，并決定是否需修改交期。
&( 若管理人員決定修改交期，應填具“交期變更聯絡單”送請采購單位采取措施。采
購單位應將處理結果于“采購部門答復”欄內填妥，送回管理人員。
五、存量管制部門及職責
’" 管理人員
屬商品存量管制作業中心，負責月購貨量基準設定、銷售情況分析及采取措施。
&" 采購單位
負責各項商品的采購作業期限設定、采購進度管制及異常處理。
附表!：
采購作業期限表
單位：天
階段采購進品海關合計
流程
價格
調查
匯報定價呈報簽約申請開發裝運入關入廠
企
業
期
限
商品"
商品#
商品$
內購
其他
附表%：
庫存量基準設定表
商品編號品名規格單位
采購
區域
上年平均月銷量設定月購量安全存量進購臨界點
合計合計天數數量天數數量
合計
營業部門業務主管： 經辦人：
庫存量管理作業流程
采購作業程序及要點
程序要點
接件分發!" 請購單各欄填寫是否清楚
#" 按分配原則分派請購案件
$" 急件優先分派辦理
%" 無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯絡單”通知請購部門
&" 撤銷請購單應先送辦理
詢價!" 交貨期無法配合需用日期時聯絡請購部門
#" 充分了解請購商品的品名、規格
$" 急件或需用日期接近者應優先辦理
%" 向廠商詳細說明品名、規格、質量要求、數量、扣款規定、交貨期、
地點、付款辦法
&" 同規格產品有幾家供應均宜詢價
’" 有否其他較有利的代用品或對抗品
(" 應提供同規格，不同廠牌做比較
)" 有否必要辦理售后服務及保修年限
*" 新廠商產品，是否需經檢驗試用
比價、議價!" 廠商的供應能力是否能按期交貨、質量確認
#" 是否殷實可靠的生產廠或直接進口商
$" 其他經銷商價格是否較低
%" 經成本分析后，設定議價目標
&" 是否必要向廠商索取型錄比較
’" 價格上漲下跌有何因素
(" 是否必要開發其他廠商或轉外購
)" 規定幾萬元以上的案件呈副經理議價或設定議價目標
呈核!" 請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件
#" 買賣慣例需超交者應注明
$" 購買新產品時，聯絡請購部門述明情況
%" 按核決權限呈核
續
程序要點
訂購!" 需預付定金，內外銷價需辦退稅、或規定多少金額以上或有附帶
條件等應制定買賣合同
#" 再向廠商確認價格、交貨期、質量條件
$" 分批交貨者在請購單上蓋分批交貨章
%" 訂購單（采用聯絡函或傳真機）交廠商，無法按需用日期交貨的案
件聯絡請購部門
催交!" 約交日期前應再確認交貨期
#" 無法于約交日期前交貨時聯絡請購部門并列入交貨期異常控制
表內催辦
$" 已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交
整理付款!" 發票抬頭及內容是否相符
#" 發票金額與請購單價格是否相符
$" 有否預付款或暫借款，應處理
%" 是否需要扣款
&" 需要辦退稅的請購單轉告退稅部門
’" 以內銷價采購供外銷商品，應先收齊退稅同意書始得辦理付款
收件、分發、核對!" 收件
#" 按分配原則指派經辦人
$" 核對品名
%" 核對規格
&" 核對數量
’" 核對需要日期
詢價!" 選擇詢價對象及地區
#" 詢價
$" 整理報價資料
%" 確認請購內容
&" 尋找對抗品
’" 選擇開發對象
(" 詢價索樣
)" 整理對抗品資料及樣品送樣
*" 整理檢驗結果

續
程序要點
議價、比價、呈核!" 調查市場行情
#$ 核對資金預算
%$ 選擇議價對象
&$ 研擬底價
’$ 研議采購條件
($ 議價（或公開比價）
)$ 填寫上次報價記錄
*$ 估算海（空）運費
+$ 估算保險費
!," 核對付款條件
!!$ 比較交貨期限
!#$ 檢查卸貨條件
!%$ 估算關稅
!&$ 按核決權限呈核
進口、簽證、結匯!$ 繕打輸入許可證申請書
#$ 繕寫用途說明書
%$ 備妥簽證必要文件
&$ 提案申請簽證
’$ 簽證專案申請作業
繕造申請書及附件
整理必要文件
提案申請
($ 申請結匯
)$ 整理結匯文件
*$ 核對簽證結匯文件
+$ 修改輸入許可證或信用狀作業
投保、船務!$ 洽訂保率
#$ 投保繳交保險費
%$ 洽訂特約船舶公司及運費
&$ 指定船舶公司
’$ 交涉貨柜使用期限
($ 核算運費
)$ 繳交運費
*$ 處理大宗商品船務
程序要點
裝運!" 督促預定裝船期
#" 申請“工業用”證明
$" 申請分期繳稅
%" 申請預保火險及動產抵押
&" 督促裝運文件
’" 確認船期
(" 整理裝運文件
)" 申請管理品放行證
*" 聯絡及安排卸貨
!+" 確認船代理
!!" 確認公證處（所）
!#, 聯絡交貨期異常修改- . /，/. 0
報關、提貨!" 銀行背書
#" 辦理擔保提貨
$" 整理文件報關
%" 繳稅提貨
&, 收貨
索賠!" 核對商品檢驗報告
#" 填寫索賠記錄單
$" 向保險公司、船務公司索賠
%" 向供貨廠商索賠
&" 辦理退貨掉換作業
跟催!" 督促收貨單
#" 控制長期合同的交貨
$" 控制外購資金
%" 整理采購案件
&" 計算卸貨延滯費及獎金
’" 辦理退匯
請購單工作流程
!" 本單使用說明
（!）本單系辦理商品請購時使用
（#）本單一式四聯由請購單位制表
第一聯：請購單位存查
第二聯：送會計部門（當月消耗的物品，此聯代到貨通知單）
第三聯：倉儲部門
第四聯：采購部門
（$）規格必須詳細填明并寫明編號
#" 本單流程
（!）第一聯：請購單位制單后存查
（#）第二聯：請購單位制單!采購部門詢價采購!倉儲部門檢驗點收!送會計單位存
查
（$）第三聯：請購單位制單!采購部門詢價采購!倉儲部門檢驗點收后存查
• %# •
成功商場超市管理規章制度全集
（!）第四聯：請購單位制單!采購部門詢價采購后存查
外購單工作流程
"# 本單的使用說明
（"）本單系申請向國外采購商品時使用
（$）本單一式共分白、黃、藍三聯，由請購單位制單
!第一聯：核準后退回請購單位
"第二聯：核準后送倉庫存查
#第三聯：外購單位憑以購貨，確定后倉庫驗收記卡，再轉會計單位
$第四聯：外購單位自存—（%）本單請購名稱、規格、數量、單位用途均需填寫清楚
（!）本單一料一單
$# 本單流程
（"）第一聯：請購單位制單!經權責主管核準!請購單位存查
（$）第二聯：請購單位制單!經權責主管核準!倉庫單位存查
（%）第三聯：請購單位制單!經權責主管核準!外購單位購貨!倉庫驗收記卡!會計
組核計后存查
（!）第四聯：請購單位制單!經權責主管核準!外購單位自存
送貨驗收單
進貨時間年月日廠商名稱訂購數
商品編號交貨數
訂單號碼品名規格點收數
發票號碼實收數
檢驗項目檢驗規范檢驗狀況數量判定
檢驗數量不良率不良數
處理情況允收拒收特采全檢
備
注
倉
庫
主
管
入
庫
員
質
量
主
管
檢
驗
員
點
收
員
進貨日期表
年月日
編號貨號品名規格廠商數量銷單備注
進貨管理注意事項
一、指定進貨的承辦人
!" 若進貨事項歸銷售部門管轄，那么，一定要指定進貨的承辦人。
!" 要選用具有商品知識、通曉進貨廠家、有交涉能力、辦事周詳、誠實的人。
#" 銷售經理應常留意進貨業務。
二、進貨計劃與管理
$" 進貨計劃以銷售計劃及存貨計劃為基礎，故應先確立基本的計劃方可。
!" 若依各銷售部、分店、營業處獨立進貨與存貨所發生的浪費現象，則必須注意總體
性的控制。
#" 進貨及付款的日期，需與財務部的經辦人聯絡、協調。
%" 若有資金調動優先的情況時，要特別嚴守其進貨管理（要與財務部保持聯系）。銷
售經理應詳查有無過度進貨。
三、進貨來源的管理
$" 作進貨來源卡，以判斷各進貨來源的動向與成績。
!" 銷售經理應盡量訪問進貨廠家，與之保持良好的關系，并收集促銷的情報。
存貨計劃與控制制度
一、本公司各項商品的存量，應由倉庫部妥為控制，以避免資金呆滯或存量不足影響
銷貨，期以達成適貨、適量、適時的商品供應目標。
二、銷路較廣的商品，倉庫部應于每月$& 日（或隨時）會同各有關部門，參照以往銷售
記錄、市場狀況及營業計劃等因素，分別機動制訂最合適的訂購點、訂購量以及安全存量。
三、訂有訂購點、訂購量及安全存量的商品，應由倉庫部確實據以控制，存量到達訂購
點時，應及時申請購貨補充。