對大部分小型以及中型零售企業(yè)來說，每天營業(yè)結束時與銀行報表核對門店支付記錄是一件重要的“日常雜事”。而當門店分布在不同地區(qū)，由不同銀行服務時，就更難應付了。因為零售商必須從多家銀行拿到資料，人工核對POS記錄。

這是一個需要相當人力的過程——有時一天都完不成——雖然許多大型零售連鎖都以自動化方式處理，但是安裝自動程序的成本卻是小商家難以承受的。

不過，市場上出現了最新的產品和服務，小商家也能自動化的處理每天的對帳程序了。

Northern Tool + Equipment采用達拉斯州Trintech Group研發(fā)的ReconNet ASP軟件來平衡旗下53間門店的財務記錄、以及郵購和網上向小承包商和DIY一族銷售的工具業(yè)務。

采用Trintech系統(tǒng)前，Northern Tool是以人工方式核對現金、支票的。但隨著業(yè)務的不斷增長，公司面臨著增加人手的問題。但是他們沒有這么做，而是將對帳工作外包給了Trintech。

“現在只需輕輕一按，就能對比每天的記錄了，”操控員Lynn Bemis說。“我們有17家銀行的報表，但我們都把它們發(fā)送給Trintech，他們搞定一切。”

于是，以往每天需要六個小時才能做完的事現在半個小時就完成了，節(jié)約的人力還能專心做點其它事。每天核對財務信息，企業(yè)就能立刻發(fā)現現金短缺、調查問題是由于偷竊還是失誤造成的。

最初，Northern Tool考慮過自己購買對帳軟件，內部處理對帳，但最后還是選擇外包這種形式。“我們的IT資源非常有限，把業(yè)務外包出去后，IT員工就能把時間花在其它方案上，”Bemis說。

與他們相反的是，佛州的Colonial Foods公司選擇購買ReconNet授權軟件，在公司自己的硬件平臺上運作程序。

Colonial Foods以前把所有會計業(yè)務外包，但手中握有必勝客特許經營權、門店超過100家的他們最終決定購進軟件。

一開始，店內對帳必須以人工方式完成，很容易出差錯。而且，Colonial Foods要核對來自12家不同銀行的報表。結果，每天需要耗費80個工時核對所有門店的財務記錄。

而采用了ReconNet軟件后，這一過程縮短為每天15分鐘左右。（每個月，公司還要另外進行一次復雜的核對，那需要兩到三個小時。）

    數據更準確

“我們不僅有了一個核對財務信息的更有效的方式，還有了更準確的數據，”Colonial Foods運營副總Larry Ulik說。“以前，我們可能會遇到短缺問題，但調查起來很難。那是我們員工知道做起來很難，沒有頭緒，所以就消極接受這個結果。”

“而現在，員工們知道如果不能按時得到正確的數據，早上上班第一件事就是接到電話問詢，”Ulik說。

Colonial Foods之所以選擇購買授權軟件而非外包業(yè)務是因為運行程序所需的大部分硬件已經到位，Ulik說。做出最終決策后，從著手實施到正常運行只用了30天。

Colonial Foods內部運行軟件，Diedrich Coffee選擇的是一切外包。這是因為，這家加州公司擁有的門店近200家，而且也沒有運行軟件所需的大部分硬件，購買軟件要先投資近10萬美元，公司銷售及現金帳戶經理John Scott說。

業(yè)務外包給Trintech前，Diedrich Coffee也是以手工方式對帳。現在公司員工每天早上都會收到前一天的數據對帳報告。（Trintech只負責Diedrich Coffee的自營門店，加盟店的對帳得到了ACH的一些幫助。）

有調查時間

“以往，我們會花很多時間核對那些其實不需要太大關注的報告，”Scott說。“80%的數據的確是對號的，但花的時間太多。現在，我們可以重點關注那對不上的20%，找出原因。”由于公司能立刻展開調查，防損也比以前大有改善。

Diedrich選擇通過自動數據傳送或訪問銀行網站方式得到七家不同銀行的數據，然后數據傳給Trintech，后者負責比對，再將需要展開調查的例外業(yè)務反饋給Diedrich。

另外一個好處就是通過ACH支付的現金流得到改善。
 

Trintech研發(fā)的軟件在大型零售商處已經采用多年，直到最近才專門研發(fā)出針對小型零售企業(yè)的產品，Trintech商業(yè)市場副總Bob Pritchard說。

Trintech發(fā)現，有許多零售商無力承受市場上的大部分同類軟件，但的確需要每日對帳幫助。于是，Trintech提供了這種服務，小商家既可以通過購買授權軟件方式也可以通過外包業(yè)務方式享受服務。

“市場對商家提出了以更短時間做更多事的要求，他們必須更有效的管理現金流，”Pritchard說。“現在，小商家也能像大型零售企業(yè)一樣享受到科技的好處。”
 

他說，還有一個好處是商家掌握了更好的信息，決策如何投資現金。通過系統(tǒng)核對后，商家就能更好的利用銀行服務，如Seep accounts，它的利率比一般的儲蓄帳戶更高。

對帳服務使企業(yè)了解他們帳戶能有多少現金未動，要償還短期債務需要多少現金，這樣就能在每天營業(yè)的基礎上從高產帳戶上轉移進出現金。

“以前，我們每個星期向高產帳戶上劃撥兩次現金，”Scott說。“現在，現金流管理更好了，我們每天都能劃撥，也就是說投資帳戶上利息等回報更多了。”

遇到支票透支，商家還能立刻得到通知便于處理，這樣追回款項的可能性就大大提高了。