許多零售商可能以為當他們最終雇用了一個新的員工時他們已經到達了一個長期過程的終點――特別是如果這個職位空了一陣或這職位要求較高時．
但還有與＂入職＂相關的任務．關于新員工的信息需要被輸入數據庫，密碼將不得不被設定，新員工將需要被有選擇性地授權進入某些資料存放處．許多零售商有辦事手冊以方便完成這些事，另外，新員工常需要幾個小時甚至幾天來適應并投入工作。
接著還有“離職”的任務—處理離職員工相關的資料。特別是如果一個員工突然辭職或被解雇，公司將要確保前任員工的權限數據能迅速被封鎖住。
對于非常大型的零售商，特別是那些具有較高的員工流通量的，這些任務之重簡直令人難以置信。
這些任務對于位于巴拿馬Altoona的 Sheetz便利商店曾經也是非常復雜。一直以來，Sheetz手工處理他的員工身份管理系統。但接著該連鎖店執行了一個綜合的身份管理方案，那是Sun產品系列的一部分。在這個新系統里包括來自德克薩斯州Austin的 Neogent公司（一個提供身份和權限管理產品的公司）的專用化作品。
這種新的自動身份管理系統（簡稱IDM）提供使用者不同的應用程序，允許密碼管理和終止。“以前，這是一個手工的過程，確保新員工有正確的密碼可以登錄系統并有權限進入正確的數據庫和系統，” Sheetz技術服務經理 Mary Ann Hanlon說。
有時，當一名員工離開公司時經理們會忘了通知技術部職員，這樣，前任員工的授權仍將存在。得到員工的正確數據，包括那些位于公司總辦公室和主要的300-加盟店員工的數據，是非常復雜的。Hanlon說，現在，有了Sun 身份管理，“身份管理全被自動控制了。”
除了減少時間和復雜性，身份管理項目幫助零售商確認其過程符合不同聯邦和政府的條例法規。Sun Microsystems 的零售工業營銷主任Bob Ganley說。
有了身份管理項目，一份填滿新的雇用或終止數據的文件從人力資源部發出。身份管理使用部門編碼和員工類型在別的系統里設定使用者。這個系統每天更新，并有規則寫入以致員工可以進入正確的系統。
誰可以看到什么
例如，一個存貨管理員可能有權輸入時間和出席數據，并有中心存貨貨物清單擁有只讀權限，但這個職員可能被拒絕進入更敏感的資料庫。一個銷售員只有進入銷售點終端信息和現金抽屜的權限，而一個商店經理或一個公司總部的行政人員有更廣泛的權限。
“系統通過員工的角色知道員工應該有什么樣的權限信息以及哪個系統員工應被拒絕進入。” Ganley說。
Hanlon說系統的最大好處在于無需手工建立權限和編碼。別的零售商已發現了同樣的好處。“你可以通過相關的替換密碼自動處理這些任務或幫助忘了他們密碼的員工來減少一個公司幫助臺上的呼叫數量，” Ganley說。
系統的另一個特點是密碼管理過程，因此如果一個員工忘了密碼，他可以通過回答一系列問題來再次得到密碼。身份管理項目負責密碼管理并發出通知給使用者定時修改他們的密碼。
Sheetz考察了不同的系統，但最終選擇了Sun，部分是因為它當時正使用Sun系列產品。
使系統建立并運轉僅花了45天，而一般來說，零售商們需要花18個月來實現一個身份管理項目，Ganley說。但通過使用Neogent，一個Sun的合作伙伴，Sheetz能夠使那個公司迅速執行特定的符合要求的個性化工作。
“Neogent有工具和程序可以輕松執行和確保所有的功能被納入Sheetz現有的基礎設施中。” Ganley說。
無需再用新技術Reinventing the wheel重新發明輪子
Neogent通過鑒別相關員工身份管理的共同點和弱點發展了快速身份鑒定包。
“This package eliminates the need to reinvent the wheel during each implementation while still allowing system customization as needed,” Ganley says.
“這個包裹消除了每一個執行期間的再進行身份管理鑒定的需要，與此同時，允許系統按要求個性化設置。” Ganley說。
除了有超過10，000員工以高流通率在一個部門外，Sheetz商店常年每天24營業---這使保持員工信息流通更顯得重要。
Sheetz在執行身份管理項目前并不需要安排大量的別的新技術，而公司卻需要花一些時間“在我們能夠開始執行之前清理我們的使用者目錄，” Hanlon說。
Ganley說Sun身份管理系統對有大量員工的零售商是最有益的，特別是那些有高員工流通量的零售商。“這是一個適合II 或 III級以及以上的零售商店的產品，”他說。
系統可以在大部分的硬件系統上運行，包括IBM, Microsoft ，HP 和 Sun 硬件。
