電子郵件管理工具Somerield Stores公司帶來意想不到的好處

　　電子郵件是一把雙刃劍。隨著電子郵件越來越成為不可或缺的商業(yè)工具，它那巨大的信息量，以及隨之而來儲存需求，給管理和信息技術(shù)帶來了重大挑戰(zhàn)。

　　Somerfield Stores公司就面臨著這樣的難題。Somerfield公司在英格蘭的Bristol市，是英國的一家領(lǐng)先超市零售商，擁有1,200家連鎖店，年銷售額接近10億美元。正如其它任何一家超市零售商一樣，Somerfield公司的員工要和他們的供貨商聯(lián)系，并且處理他們各自的購貨合同。在有電子郵件之前，所有與供貨商的交易都以紙張的形式記錄和保存下來。
Colin Clark負(fù)責(zé)公司的業(yè)務(wù)管理，他說：“那時(shí)候需要有這么一個(gè)可愛的文件柜，審計(jì)員會過來查閱我們的記錄，以確保所有的東西都已記帳并且正確存檔。隨著電子郵件的出現(xiàn)，問題接踵而來，文件柜哪去了？所有的東西都必須存放在文件夾里，但是這樣就會超出郵箱的容量。”

　　他說：“我有3,500位交易伙伴，要保存與他們每個(gè)人的來往郵件，那還真是個(gè)問題。”

　　為了應(yīng)對管理和儲存的難題，更好地利用電子郵件這一商業(yè)工具，Somerfield公司選擇了Symantec公司的Enterprise Vault軟件解決方案。

　　Symantec公司位于加州Cupertino市，Jeff Hausman是公司的產(chǎn)品營銷主管。他說：“Somerfield公司想要找到一個(gè)辦法來更有效地儲存其電子郵件，他們花了很多錢，但存儲量還是每年遞增30－40％。”自從采用Enterprise Vault系統(tǒng)后，“我們能夠每年為他們減少大約30％的儲存量。”

　　電子郵件給管理帶來了很多挑戰(zhàn)。隨著使用量的增長，就有必要保持足夠的存儲量。然而，隨著存儲需求的擴(kuò)大，電子郵件系統(tǒng)的成本就會增高。

　　此外，在文檔的訪問上也要考慮到存儲成本。電子郵件在收到后的30天內(nèi)是最常需要訪問的，所以很多公司采用分層系統(tǒng)，把一些老的郵件移到低成本存儲器，例如磁帶上，以此來替代部分高價(jià)存儲器。

　　存儲需求也會給用戶帶來麻煩。電腦管理員通常會給郵箱分配容量，以保障電子郵件系統(tǒng)運(yùn)行順暢。但是一旦容量不夠用，用戶就會面臨矛盾的處境：是把信息從電子郵件中移出還是完全丟棄？這可能會導(dǎo)致丟失重要信息。

　　Hausman說：“管理及減少你所使用的存儲量對于電子郵件的最終用戶很有幫助。否則，他們遇到容量的問題……會限制工作效率。”

　　符合法律法規(guī)的要求

　　需要提供涉及法律或法規(guī)事宜的特定文件時(shí)，對電子郵件的高效管理和存檔顯得尤為重要。對電子郵件進(jìn)行歸檔的一個(gè)好處就是，這樣更容易符合法律法規(guī)的要求。這對英國的公司尤其重要，因?yàn)橛纳虡I(yè)訴訟期限長達(dá)6年。

　　Clark說，使用電子郵件歸檔一年后，Somerfield公司“應(yīng)一個(gè)管理部門的要求，把我們與三位供貨商之間有關(guān)價(jià)格的通訊記錄全部拿出來。我花了大約15分鐘的時(shí)間，完成了對所需電子郵件的摘錄。”而一年前，“一組律師要花上四周的時(shí)間才能整理好那些打印出來的文件。我們安裝這個(gè)系統(tǒng)是為了省錢，而它額外的好處，是讓我們能夠充分滿足法律法規(guī)的要求。”

　　經(jīng)過一段試驗(yàn)期后，Somerfield公司于2002年12月全面推廣了Enterprise Vault系統(tǒng)，并且在三個(gè)月內(nèi)就很快地收回了投資。Clark預(yù)計(jì)，至今為止該系統(tǒng)已經(jīng)為Somerfield公司節(jié)省了100萬英鎊。

　　Enterprise Vault系統(tǒng)對所有用戶收件箱中的電子郵件及其附件進(jìn)行集中存檔，省去了占位符。為了有效利用存儲資源，郵件及附件都要被壓縮。

　　當(dāng)郵件信息被轉(zhuǎn)移到檔案庫中時(shí)，它是被復(fù)制的，或者說是“單實(shí)例存儲”的，也就是說，信息被儲存起來，用戶看見的只是信息的副本。這樣做能夠節(jié)省開支，因?yàn)榧词剐偶透郊话l(fā)送或者轉(zhuǎn)發(fā)，都只需作一次存檔。

　　從用戶的角度來看，電子郵件的界面沒有變化。唯一的區(qū)別是微軟Outlook的電子郵件圖標(biāo)。不同于通常的郵件圖標(biāo)，用戶收件箱內(nèi)已經(jīng)存檔的郵件圖標(biāo)是一個(gè)安全存放標(biāo)志。
Enterprise Vault系統(tǒng)不僅能夠?qū)︵]件進(jìn)行存檔，還可以進(jìn)行分類。Hausman說，在存檔時(shí)，“你把信息提取出來存放到別處，一般來說是較為便宜的存儲媒介中，并且在原來的存儲器中留下一個(gè)快捷方式。分類就是說把進(jìn)出該系統(tǒng)的郵件副本放到一個(gè)分類郵箱中。你要設(shè)置一個(gè)分類參數(shù)，然后我們就可以獲取相關(guān)的信息并進(jìn)行歸檔。”
那些需要提供相關(guān)信息用于訴訟事宜的公司經(jīng)常用到郵件分類，因?yàn)檫@樣可以確保獲取所需的每一份信息。

　　不會超出郵箱容量

　　Clark說，Enterprise Vault系統(tǒng)對郵件進(jìn)行復(fù)制，“把它們放到數(shù)據(jù)庫中，對其進(jìn)行檢索及壓縮。這樣，如果需要某一特定主題的郵件，我只需進(jìn)入一個(gè)基于Alta Vista的搜索引擎，鍵入我所需的內(nèi)容，幾秒種內(nèi)，系統(tǒng)就會從大約1200萬份郵件中列出一份郵件標(biāo)題清單，把這些郵件放回到我的收件箱里就行了。”

　　同時(shí)，因?yàn)镋nterprise Vault系統(tǒng)壓縮和儲存郵件，Somerfield公司的郵箱容量得到了提高，公司用戶從不會“超額”使用其郵箱。
這一解決方案同時(shí)還讓Somerfield Stores公司免受病毒和垃圾郵件的侵襲。Clark說：“過
　
　　去我們每周收到大約10萬份電子郵件，其中2萬份是垃圾郵件或者與生意無關(guān)的郵件。現(xiàn)在，我們每周可以剔除大約3.3萬份此類郵件。”

　　Enterprise Vault系統(tǒng)還有一個(gè)不同尋常的附帶功能，它可以幫助Somerfield Stores公司控制留言。Clark說：“我們曾經(jīng)有過一個(gè)傳言，說有人通過電子郵件把我們的全套促銷計(jì)劃都給了一位（供貨商），告訴他我們的圣誕銷售計(jì)劃。而我立刻就能夠說，‘沒有哪個(gè)電子郵件發(fā)過我們的促銷計(jì)劃，因?yàn)槲也檫^了。’”

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