商務談判工作是商務人員必須掌握的一項重要工作技能，商務談判工作貫穿于項目招商工作的始終，甚至要延續到整個租賃期。
商務談判在形式上也不僅限于在談判桌前的相互溝通，信函往來、 現場辦公、參觀考察等都可以作為談判的不同形式。
談判人員的工作技能也絕非僅靠語言表達能力，精確的計算、建筑、法律、物業管理、機電等知識都必須綜合具備才能駕馭談判。與客戶的溝通也不都是唇槍舌劍、據理力爭，必要的讓步、真誠的理解也能不戰而屈人之兵。
為提高商務人員的談判工作技能，規范談判工作流程， 特制定相應工作規范。
1 談判前應做的準備工作
1.1首先應認真仔細地考察備選客戶。考察范圍包括：
1.1.1企業基本狀況
指客戶的名稱、投資關系、目前的組織機構和業務分布情況、經營產品的類型、行業地位、近期的發展規劃、年營業額、盈利能力等方面的情況。這些信息的獲得有利于我司判斷對方的經營能力、其發展和我司發展的符合度、租金承受能力，該項工作直接影響著我司項目的定位、合作穩定、甚至租賃收益，是極為關鍵的一個工作環節。從公司目前合作的主力店客戶情況看，基本都是行業內的佼佼者。
1.1.2需求信息
在了解對方的需求之前，先不要急于推薦自己的房產。完整的需求信息主要包括面積、樓層、 層高、 通道、 機電配置標準， 以及對方對進駐房產時間的要求。時間的要求直接反映了其需求的迫切程度，而且也關系到合作的可行性。
1.1.3經營規劃
對于初次合作的客戶，我們應該詳細了解其租賃我司房產后的使用規劃，這其中既包含了樓層經營的布局規劃，還包含了其開業籌備計劃、長期的市場發展計劃。這些計劃會在客觀上反映出客戶對我司項目的關注程度以及其自身的經營能力。
同時其對于該項目的經營數據的估算將成為我司接下來測算其租金承受能力的重要依據。
1.2商務方案的設計
1.2.1客戶租金承受力的測算和調研：客戶提供了其單店的年營業額、毛利率、投資回收年限、主要成本情況(水電消耗、人員工資、宣傳費用、物流服務費用)、 競爭情況等信息后， 我們應該大致計算得出該客戶的年度租金承受總額，并據此推算出其單位面積可以承受的租金水平。此外，還應對項目所在地同業態的租金水平進行摸底調查，在掌握充分的第一手數據后，得出當地市場的平均租金水平，以此作為確定租金標準的重要依據。在以上信息的基礎上，商務部應爭取擬訂相關業態在當地租金對比表。上述資料應與發展部、商管公司、項目管理中心市場部實現信息共享。
1.2.2商務條件的確認：了解集團、部門已經下達的租賃區域的目標租金水平、免租期限、遞增率及其他商務條件后，應填寫商務條件確認單，經部門總經理簽字確認后，方可作為對外報價和進行商務談判的依據。
1.2.3租賃標的物的確認：我們應將租賃區域、通道位置、面積數、其他配套面積等方面的信息和規劃部、當地項目公司事先確認清楚，以免提供給客戶后發生較大的變化，影響談判效果。
1.2.4商務方案的設計、報批：商務部在綜合了各方面信息后，應該設計一份完整的商務方案，交部門領導和集團主管領導確認。
1.3談判計劃的制訂：商務方案得到確認后，我們還應制定一份詳細的談判計劃，安排好談判的階段性目標、參與談判的人員、談判的節奏和頻次。
1.4談判小組的組成：確定商務條件和談判計劃后，商務部應牽頭成立談判小組，作為對外進行商務談判的臨時性團隊。應提前十五天確定談判計劃和談判時間并告知相關部門，成立談判小組及進行談判的時間安排需由主管副總裁簽批。談判小組除商務部外，還應包括法務部、規劃研究院、商業管理公司人員，分別與客戶就法務條款、 交房技術條件以及物業合同等內容與客戶進行專業談判并負責確定最終談判結果。在整個談判過程中，商務部應負責談判工作的組織、協調等職責，并對談判進程和最終簽約的結果負責。
1.5商務部招商職責范圍：原則上 3000平方米以上的租賃區域由商務部負責招商；全國性的娛樂業態不論面積，均由商務部負責招商；具體項目的實際招商界面由商務部、集團商管公司、規劃院和項目管理中心舉行兩次的聯席招商會議討論確定；第一次會議在項目規劃確定后，第二次會議是商管公司介入實際招商后。會議確定的內容由負責商務部和商管公司的兩位副總裁簽字后生效。
2 談判中各階段的主要內容及注意事項
2.1初步接洽階段
首次接觸時，因為雙方缺乏了解，戒備心理較重，所以不便涉及價格、免租期、遞增率等相對較為敏感的問題，也不宜涉及廣告位、停車位等具體細節的問題，而應該是對本企業、所在部門、職責的介紹，應向對方表明自已作為個人對其企業的適度興趣。并向對方介紹項目的特點，已確認合作的客戶、業態規劃方案、項目建設進度。接下來應該轉入對對方企業基本情況的了解和對方需求信息的了解。在這個階段中一般不宜安排我司的高管人員參與接洽，以免誤導對方以為我司心態急迫，而對方接待的人員級別則越高越好，以便了解更詳盡真實的信息。
2.2逐漸深入階段
隨著對目標客戶基本情況的逐步了解，以及對方需求信息的基本明確，這時談判的重點應該是對一些深度信息的了解，具體包括對方對房產需求的準確面積、四至分界、電力供應、裝修要求、交房時間、確認程序和簽約時間。我方在此階段下要重點提及其他同類別客戶的接洽情況，給對方施加一定的壓力，同時提出初步的報價方案，注意報價后不要做過多的附加說明。這一階段的談判可以安排部門的負責人參加，我司高管人員可借考察對方企業的名義與對方會面，但不要過多涉及價格，我們對于價格的意見應以書面傳真的函件為主，這樣既可少受談判現場氛圍的干擾，也可避免討價還價的尷尬。
2.3深入階段
在商務條件上基本取得一致，才能使雙方的談判進入到深入階段，在這個階段里雙方討論的重點一般包括：
2.3.1面積的計算方式：我司采取的是建筑面積，并且包含各種公攤，而客戶往往由于并非專業的建筑行業出身，出于對公攤面積的不確定性，其會提出希望以使用面積來計量，應按照公司統一的說法加以解釋。
2.3.2免租期：通常為三個月，超出需得到授權。
2.3.3押金：這是業主方面保護自身權益的重要手段，一般收取的標準相當于三個月的租金，但如果是訂單項目，則此保證金的數額須增加，具體金額應事先取得部門的確認。
2.3.4租賃年限：一般為十年，超過十五年(含)和低于八年應報分管副總裁確認。
2.3.5付款方式：正常租期內一般一月一付，首付款應該在客戶進場之前支付，盡量不要等到免租期結束后再收款。
2.3.6房屋交接技術條件：通常條件為：水泥地面、柱面、天棚，自動扶梯、貨梯、中央空調由我司安裝到位，土建消防設備由我方負責采購、安裝、報批。
2.3.7物業管理職責界面：通常為：我司負責室外的管理，客戶負責室內的管理，能耗費用客戶自理。
2.4最終確定階段
上述細節條款談判基本結束時，應該進入到租賃合同擬定階段，這個階段的談判主要是圍繞著合同的措辭是否準確表達了雙方前期溝通意思，以及對一些前期界定不清楚的事項進行進一步的明確。 法務條款中的違約責任是此階段的談判重點。同步要注意協調好房產交接技術條件、物業條款中價格、維修責任、電費增值稅發票提供等關鍵條款的確認，以免影響整體合同的簽訂工作。
房產交接技術條件的談判和物業管理條款談判的主導部門應該是規劃部和商業管理公司，商務人員不能越俎代庖。
3 談判后需要做的工作
3.1做好談判的備忘，并取得簽字確認
每次談判過后，要及時將會談結果整理成書面的備忘，作為談判成果予以固化，避免因反悔影響談判進度。備忘不是協議，應該客觀地反映雙方的立場和觀點，并將無法取得一致的事項客觀列出，雙方核對無誤后可簽字確認，并各執一份。
3.2談判的進度要及時匯報，并針對對方的態度進行相應的調整
對每次談判的進展情況要及時匯報和反饋，反饋時要實事求是，不要回避問題，并盡可能將對方的原話和說話的前因后果反映清楚，便于公司的準確判斷。對方的回函、確認的圖紙等書面材料也要盡快提供。
3.3擬定下一步的談判方案
要及時根據對方的態度和我方領導的指示調整我方的談判計劃，常用的策略有：
3.3.1堅持：此策略一般用于對方初步提出還價條件時，要讓對方感覺到我方讓步的困難，否則對方會不斷得寸進尺，并且對我方的讓步無動于衷。反之，對方會對我方的讓步感到滿足，并以相應的讓步作為回報。堅持的項目不僅是租金，還應包括免租期、遞增率、交房條件、物管責任等各個方面。
3.3.2讓步：談判本身就是一個相互讓步和相互妥協的過程，讓步分為實質性讓步和策略性讓步。所謂實質性讓步是指對損失我司既定的利潤目標、增加成本等條件的讓步，這是我們在談判中要慎之又慎，甚至不能有任何退步的，例如面積計量的方式、租賃價格的底線、保證金收取等。策略性讓步是指在我司設定的底線范圍之內，或本身就是用來讓步的虛設防線上的妥協。 在雙方陷入僵局時，適當的讓步可以推動談判的延續。
3.3.3擱置：當對方提出的要求我方無法滿足或不想立即答復時，暫時的擱置是個好辦法。擱置并非中斷談判，而是將某一條款放一放，先談其他的內容，再回頭談擱置的問題。此策略有利于整體談判的推進， 又不至于喪失我方的原則。
3.3.4變更租賃標的物：當對方提出的條件確實與我方希望達成的協議存在較大的差距，而這一差距無法彌合時，變更租賃標的物可以打破僵局，并打亂對方既定的談判計劃。
3.3.5迂回：我司在租金的要求方面無法實現時，可以通過縮短免租期、增加保證金、增加遞增率、縮小租賃面積、降低交房技術條件等方式來實現我司的利益，或者通過這些利益的讓步來實現租金水平的增長。
4 其他應注意的事項
4.1談判人員的著裝：為展示公司的形象和規范，談判人員在談判之初，應該著正裝。隨身的文件要用正規的文件夾或文件包攜帶，切忌隨意抓在手上、塞在口袋里或用一個小包折疊放入。
4.2談判地點的選擇：談判地點一般安排在雙方的辦公地點或第三方，不同的地點有不同的特點：對方的辦公場所：我司人員處于陌生的環境中，容易產生戒備和被動心理，若我司人員在談判中一直前往對方的場所，會給對方我司較為積極的暗示，但便于在談判中了解對方的其他信息。我方的辦公場所：主動性較好，如果是項目公司的所在地，還便于及時了解現場情況。第三方場所：除了不具備必要的辦公設備和保密性差外，雙方都不易切入主題，但優點是氣氛輕松，便于感情溝通。
4.3談判人員的出場順序：談判人員的出場順序應該是先低后高，并盡可能相互對等。這種對等不一定簡單體現在職務上，而應體現在對商務條件的決定權上。高層人員出場時不能否認基層人員承諾的條件，反而應有所讓步，所以基層人員要注意把好前期的關。
4.4談判時間的設定：談判的頻次一般取決于雙方工作的節奏，過短的時間公司內部的溝通會不充分，過長的時間，又容易產生較多的變化。一般不易超過兩周。無論有什么分歧，都應該保持必要的聯系，哪怕只是禮節性的問候。當我司的租賃合同關系到對方整體發展進度計劃時，尤其對方在我司的項目中是第二個以上的店時，對方出于占領市場和降低成本的需要，往往較為急迫，尤其是對方的高層領導已經親臨現場作過考察并確定進駐后。
4.5函件的送達：函件在傳真、電郵、送達后都要跟進確認，并及時了解對方的態度。
4.6對自身權限和責任的定位：一些資歷較淺的商務人員較喜歡凸顯自己在公司的地位和權利，其實這極為不利;一會因為缺少足夠的授權，而無法兌現對客戶的承諾，而使自己陷于尷尬的境地；二是所談的條件對方一旦答應或回絕，自己沒有進一步回旋的余地。較為成熟的作法是既強調自己是商務談判的主角，又要說明公司是個大企業，相互之間必須配合和監督，很多條件需要通過部門間的溝通才能確認。當然作為談判的主要責任人，自己會發揮積極作用，向有關部門和上級領導爭取有利于雙方的條件。
4.7高層互訪：再嚴謹的合同也要人去執行！良好的人際關系有助于擴大和延續雙方的合作。與業主談判的過程也是相互交往和建立友誼的過程，邀請對方的高層領導和有關人員訪問我司，適時地工作聚會都可以增進友誼。雙方高層領導的參與有助于合作的推進。
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